ファイル・フォルダ命名ルール
タイトル整理の原則
ファイルのタイトルを付ける際には、以下の3つに基づいて行いましょう。
- タイトルを中身と対応させる
タイトルを見れば中身が推測でき、中身から唯一のタイトルが設定できるようにします。 これにより、タイトルを見るだけで内容を確認する手間が省け、タイトルのばらつきも防げます。 - タイトルが綺麗にソートされるようにする
ファイルやフォルダが一覧表示された際に、視認性が高まるようにタイトルを工夫します。 タイトルの先頭に日付や番号を付けることで、並び順が安定します。 - 検索で確実にヒットさせるようにタイトルを作る
ファイルを検索で見つけやすくするために、タイトルに具体的なキーワードや規則性を持たせます。
タイトル - 内容を的確に表現し、分かりやすい言葉を使う
タイトルの基本形は、以下の2つの形式があります。
- 「yyyymmdd_大項目_中項目_小項目」
- 「大項目_中項目_小項目_yyyymmdd」
これらの形式は、タイトル整理の原則思想を満たすように設計されています。
作成日
作成日は、タイトルの最初または最後につけます。作成日の形式は「yyyymmdd」とし、和暦や「yymmdd」形式は避けます。
作成日の位置は、ファイルの種類や用途に応じて決めます。 時系列化が重要な保管的情報の場合は最初に、高頻度で更新されるファイルや少量のファイルの場合は最後につけるのが適しています。
タイトルの基本ルール
- 事業年度は、FYyyyymm (例: FY202303)とする
- スペース・全角英数字記号は使わない
- "_"(アンダーバー)はツリー・タグレベルの要素が変わるとき、"-"(ハイフン)は要素が続くとき(例えば、「2023-04」)
- 英語はスペースを入れず単語の頭を大文字にする（キャメルケース）
- Final等、相対的概念は使用しない
これらのルールを適用することで、データの整理・検索・共有が容易になります。
フォルダとファイルの命名例
フォルダの命名例
たとえば、経理関連のフォルダ構造は以下のようになります。
ファイルの命名例
2023年4月の売上報告書のファイル名は以下のようになります。
- 2023-04_売上報告書_20230503.xlsx
「2023-04」は対象期間、「売上報告書」は内容、「20230503」は作成日を示しています。
このファイル名により、内容が一目で分かり、検索性も高まります。
まとめ
ファイル・フォルダの命名規則は、データ管理の効率化と正確性の向上に不可欠です。以下のポイントを押さえて、統一したルールを適用しましょう。
- フォルダの命名規則は、主にツリー構造に基づいて設計する
- ファイルの命名規則は、ツリー構造とタグ構造の両方の特徴を取り入れる
- タイトルは、内容を的確に表現し、分かりやすい言葉を使う
- 日付や番号などの識別子を含め、キーワードを含めて検索性を高める
これらのルールを適用することで、データの整理・検索・共有が容易になり、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。管理部門全体でこれらのルールを共有し、徹底することが重要です。
これらのルールを組織全体で共有し、徹底することが重要です。 適切な命名規則の適用により、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。