補足_ファイル・フォルダ命名ルール

1. データの構造化方法

データを整理し、効率的に活用するためには、データの構造化が重要です。主に以下の2つの方法があります。

参考：「ツリー構造とセミラティス構造」 https://design.kyusan-u.ac.jp/OpenSquareJP/?Semi-lattice

ツリー構造は、データを階層的に整理する方法で、大きなカテゴリから小さなカテゴリへと段階的に分類します。例えば、「動物」の下に「哺乳類」「鳥類」「爬虫類」などのサブカテゴリを作り、その下に具体的な動物名を配置します。

特徴：

タグ構造は、データにタグ（ラベル）を付けて分類する方法です。一つのデータに複数のタグを付けることができ、タグを組み合わせて柔軟な検索が可能になります。例えば、ある動物に「哺乳類」「肉食」「絶滅危惧種」などのタグを付けておくと、これらのタグを使って検索できます。

特徴：

ツリー構造とタグ構造はそれぞれ長所と短所があります。ツリー構造は分かりやすく管理しやすい反面、柔軟性に欠けます。一方、タグ構造は柔軟性が高いものの、管理が複雑になることがあります。

解決策:

両者を併用し、基本はツリー構造でデータを整理し、必要に応じてタグを付ける方法です。これにより、分かりやすさと柔軟性を両立できます。

ファイルのタイトルを付ける際には、以下の3つのルールに基づいて行いましょう。

タイトルを中身と対応させる
タイトルを見れば中身が推測でき、中身から唯一のタイトルが設定できるようにします。これにより、タイトルを見るだけで内容を確認する手間が省け、タイトルのばらつきも防げます。
タイトルが綺麗にソートされるようにする
ファイルやフォルダが一覧表示された際に、視認性が高まるようにタイトルを工夫します。タイトルの先頭に日付や番号を付けることで、並び順が安定します。
検索で確実にヒットさせるようにタイトルを作る
ファイルを検索で見つけやすくするために、タイトルに具体的なキーワードや規則性を持たせます。

タイトルの基本形は、以下の2つの形式があります。

これらの形式は、タイトル整理の原則思想を満たすように設計されています。

作成日は、タイトルの最初または最後につけます。作成日の形式は「yyyymmdd」とし、和暦や「yymmdd」形式は避けます。

作成日の位置は、ファイルの種類や用途に応じて決めます。時系列化が重要な保管的情報の場合は最初に、高頻度で更新されるファイルや少量のファイルの場合は最後につけるのが適しています。

これらのルールを適用することで、データの整理・検索・共有が容易になります。

たとえば、経理関連のフォルダ構造は以下のようになります。

2023年4月の売上報告書のファイル名は以下のようになります。

2023-04_売上報告書_20230503.xlsx
「2023-04」は対象期間、「売上報告書」は内容、「20230503」は作成日を示しています。

このファイル名により、内容が一目で分かり、検索性も高まります。

ファイル・フォルダの命名規則は、データ管理の効率化と正確性の向上に不可欠です。以下のポイントを押さえて、統一したルールを適用しましょう。

これらのルールを適用することで、データの整理・検索・共有が容易になり、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。管理部門全体でこれらのルールを共有し、徹底することが重要です。

これらのルールを組織全体で共有し、徹底することが重要です。適切な命名規則の適用により、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。