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その他のNG集

別ブックへの参照は禁止!

参照する表(テーブルデータ)は別シートにまとめよう」で、 参照する表は別シートで管理することをお伝えしましたが、 それは「別ブックへの参照」ではありません。 別のブックに参照することは、ファイルの依存関係を増やし、ファイル管理が複数になるため、避けるべきです。

行と列を「非表示」にしない!

非表示にした行や列は、誤って削除される可能性があったりと予期しないエラーが発生する可能性があります。 行と列を非表示にすることは避けましょう。

どうしても必要なら、「グループ化」を使いましょう。 グループ化であれば、グルーピングしていることが明示的にわかります。

念のためですが、そもそもグループ化しなければならない状況を作らないようにしましょう。 そのエクセルに不要なら削除しましょう。残すべきなら、グループ化などせず、表示しておけばよいです。 参照:「エクセルシート(範囲)の管理方法_出力・計算・入力シートをわける」

行・列の「グループ化」

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コメント・メモ機能の利用は避けよう!

メモに文章を残すのはやめよう。 直接、セル内に残せば、検索でも見つかりやすいです。

余計なショートカットを覚えるな→STREAM DECKに全部登録する

ショートカットを覚えるのがめんどうなら、STREAM DECKに全部登録してしまえばいいです。

セル配置のショートカット(中央寄せ、右寄せ、左寄せ)など覚えてられないです。 そんなことを覚えるくらいなら、STREAM DECKを購入し、ボタンに登録してしまえばいいです。 わずか数万円で脳のリソースを消費しないですみます。とってもお得です。

バージョン管理_ファイル名称ルール_作業前に必ず「名前を付けて保存」しよう!

Excelで効率的に作業を進める上で、適切なバージョン管理は非常に重要です。 特に、ファイル名称のルールを定め、作業開始前に必ず「名前を付けて保存」することは、混乱を防ぎ、データの安全性を確保する上で欠かせません。

作業を始める前に必ず「名前を付けて保存」することをルーティン化しましょう。 これにより、元のファイルを誤って上書きしてしまっても、必要に応じて以前のバージョンに戻ることができます。

古いバージョンを「アーカイブ」フォルダなどに保存しておく

古いバージョンのエクセルファイルは、「アーカイブ」フォルダなどに保存しておきましょう。 最終版が確定したら、「アーカイブ」フォルダは削除して構いません。

定期的に作業内容を保存しよう

定期的に作業内容を保存することも忘れずに。 作業中に予期せぬエラーが発生した場合でも、直前までの作業内容を失わずに済みます。 私は、連結精算表・キャッシュフロー計算書のエクセル作業をするときは平均して30分に1回は名前を付けて保存し、前のバージョンを「アーカイブ」フォルダに保存します。

ファイル名称ルールをチーム内で確認しよう

また、ファイル名称ルールを確立することで、チーム内での情報共有がスムーズになります。 例えば、「プロジェクト名_作成者_日時(yyyymmdd_hhMM).xlsx」というフォーマットを採用することで、 ファイルの内容や最終更新日が一目で分かるようになります。 「補足_ファイル・フォルダ命名ルール」

(複雑で入り組んだ)数式を表示しなければならない状況(セル)を作らないで!

数式を表示するショートカットを覚えるくらいなら、 Ctrl +[ のショートカットを覚えて、数式を表示しなければならない状況を作らないようにしましょう。 つまり、計算式を複雑にしないで、計算セルを活用しながら、ロジックをシンプルに保つ努力をするということです。

「乗算/除算貼り付け」で金額単位の見た目を調整しない!

乗算/除算貼り付けは値の調整や単位変更に使用できますが、使わないでください。 これは、異なる単位(円と千円など)が混在すると計算ミスを引き起こす可能性があるためです。 代わりに、「セルの書式設定」を使用して数値の表示形式を変更する方が安全かつ効果的です。 特に、円単位を千円単位に変更する際は「セルの書式設定」を利用すべきです。

「セルの書式設定_円単位を千円単位に変更する書式設定」

テーブルをフィルターして、SUBTOTAL関数を使わないで!

SUBTOTAL関数を適用した値が別シートで参照されている場合、フィルターを外すとSUBTOTAL関数の値が変わってしまいます。

SUBTOTAL関数を使う代わりに、SUMIFS関数を使いましょう。